Podmínky a informace o zpracování osobních údajů

1.     Úvodní ustanovení

1.1  Společnost CEE Logistics a.s., IČ: 241 35 291, se sídlem Doubravice 106, 533 53  Pardubice, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Pardubicích, oddíl B, vložka 3413 (dále jen „správce“) stanoví v souladu s Nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) tyto Podmínky a informace o zpracování osobních údajů (dále jen „podmínky“), které se týkající zpracovávání a ochrany osobních údajů.

1.2  Správce zpracovává v rámci své podnikatelské činnosti osobní údaje svých zákazníků a obchodních partnerů, přičemž toto zpracování osobních údajů upravují tyto podmínky.

1.3  Správce zpracovává osobní údaje fyzických osob, jež s ním uzavírají kupní smlouvu, či které u něj zadávají objednávky, v níž vystupují jako strana kupující či objednatel služby – obchodní partneři či zákazníci správce (dále jen „subjekt“).

1.4  Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.

1.5  Kontaktní údaje správce jsou následující:

• Adresa pro doručování: Doubravice 106, 533 53 Pardubice
• Emailová adresa: gdpr@ceelogistics.cz
• Telefon: 730 803 725

2.     Osobní údaje

2.1  Správce je oprávněn zpracovávat pouze osobní údaje subjektu, jež mu subjekt sám poskytne a které jsou nezbytné pro uzavření předmětné smlouvy mezi správcem a subjektem, popřípadě pro vedení účetnictví nebo splnění jiné zákonné povinnosti správce či za účelem plnění oprávněných zájmů správce.

2.2  Správce zpracovává tyto osobní údaje subjektů:

a)    jméno a příjmení fyzické osoby,
b)    doručovací adresu, adresu místa podnikání,
c)     kontaktní údaje – telefonní číslo a e-mailovou adresu

(dále společně jako „osobní údaje“).

3.     Použití obecných zásad pro ochranu osobních údajů

3.1  Při zpracovávání osobních údajů subjektů dodržuje správce mimo jiné i následující pravidla, jež jsou dále upřesněna těmito podmínkami:

a)    Zásada legitimity
Správce zpracovává osobní údaje subjektů za účelem splnění smlouvy, jejíž stranou je subjekt údajů, a za účelem splnění svých zákonných povinností.
b)    Zásada proporcionality
Při zpracování osobních údajů subjektů postupuje správce tak, aby byla dodržena zásada proporcionality (přiměřenosti). Způsob zpracování osobních údajů je proporcionální zejména tehdy, pokud daného účelu nelze dosáhnout jiným způsobem, čehož se správce snaží vždy docílit.
c)     Zásada transparentnosti
Osobní údaje subjektů jsou zpracovávány co možná nejtransparentnějším způsobem. Za tímto účelem dodržuje správce i tyto podmínky, jež upravují způsob, rozsah a další podmínky zpracování osobních údajů subjektů.
d)    Zásada integrity a důvěrnosti
Osobní údaje subjektů údajů jsou zpracovávány způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů tak, aby nemohly být zneužity, neoprávněně zpracovávány, náhodně ztraceny, zničeny či poškozeny.
e)    Zásada omezeného uložení
Osobní údaje subjektů jsou uchovávány pouze po nezbytnou dobu či zákonem stanovenou dobu a po jejím uplynutí musí být beze zbytku zničeny.
f)      Zásady kvality údajů
Správce vynakládá veškeré možné úsilí k tomu, aby zpracovávané údaje byly bezchybné a kompletní.

4.     Zpracovávání a zabezpečení osobních údajů

4.1  Veškeré zpracovávání osobních údajů subjektů je prováděno v souladu s právními předpisy.

4.2  Právním základem zpracování osobních údajů je

a)    splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů,
b)    splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje
c)     plnění oprávněných zájmů správce.
d)    ochrana životně důležitých zájmů subjektu.

4.3  V případě, že by mělo dojít ke zpracování osobních údajů z jiných zákonných důvodů a za jiným účelem, než je uveden v čl. 4.2 těchto podmínek, je k takovému zpracování nezbytný souhlas subjektu údajů.

4.4  Veškeré dokumenty, jež obsahují osobní údaje subjektů, jsou vhodně technicky a organizačně zabezpečeny a uchovávány v prostorách správce a má k nim přístup pouze omezený počet určených zaměstnanců správce, nikoliv třetí osoby, vyjma osob, které jsou se správcem smluvně zavázány smlouvou o zpracování osobních údajů (auditorské společnosti, osoby zajišťující bezpečnost prostor správce, IT podpora, pojišťovací zprostředkovatelé, lékař pracovně-lékařských služeb, reklamní společnosti zajišťující propagaci společnosti správce apod.). Tyto osoby jsou však povinny chránit osobní údaje stejným způsobem jako správce.

4.5  Správce zpracovává osobní údaje v elektronické i tištěné podobě.

4.6  Správce zpracovává osobní údaje následujícími způsoby:

a)    shromáždění,
b)    uspořádání,
c)     uložení,
d)    vyhledání,
e)    použití ke stanoveným účelům,
f)      výmaz a zničení.

4.7  Osobní údaje, jež jsou uchovávány elektronicky v interním softwaru, jsou chráněny proti přístupu třetích osob a případnému zneužití přístupovými hesly, která se pravidelně mění. Obrazovka počítače se v případě nečinnosti zamyká po uplynutí 15 minut. Fyzické nosiče elektronických dat jsou chráněny před neoprávněným přístupem třetích osob a osobní údaje uložené na nosičích jsou chráněny rovněž antivirovou ochranou a systémem bezpečnostních kopií.

4.8  Osobní údaje uchovávané v tištěné podobě jsou chráněny proti přístupu třetích osob omezeným přístupem správcem určených osob a dalšími technicko-bezpečnostními opatřeními, zejména fyzickým zabezpečením v uzamčených prostorách správce mimo dosah nepovolaných osob.

4.9  V případě, že dojde k úniku osobních údajů subjektů či pokud takový únik hrozí z důvodu porušení zabezpečení osobních údajů, oznámí správce tuto skutečnost dozorovému úřadu do 72 hodin od okamžiku, kdy se o něm dozvěděl.

4.10   K automatizovanému zpracování osobních údajů správcem nedochází.

5.     Práva subjektů údajů

5.1  Subjektům údajů náleží dle platných právních předpisů určitá práva, jež jsou upravena tímto článkem podmínek, a jsou zaznamenána i v přehledné tabulce tvořící přílohu č. 1 těchto podmínek.

5.2  Subjekt má právo na informace o zpracování jeho osobních údajů dle čl. 15 odst. 1 GDPR, tedy např. o tom, jaké osobní údaje a v jakém rozsahu správce zpracovává, za jakým účelem je zpracovává, po jakou dobu je ukládá a komu je zpřístupňuje. Tyto informace může na vyžádání získat na e-mailové adrese správce uvedené v čl. 1.5 těchto podmínek.

5.3  Subjekt má právo na přístup k osobním údajům, které správce zpracovává. Toto právo může subjekt uplatnit na e-mailové adrese správce uvedené v čl. 1.5 těchto podmínek.

5.4  Subjekt má právo podat stížnost u dozorového úřadu, má-li pochybnosti o tom, že zpracování osobních údajů provádí správce v rozporu s právními předpisy.

5.5  Subjekt má právo na opravu a doplnění chybných nebo neúplných osobních údajů, pokud na takové nedostatky upozorní správce na e-mailové adrese správce uvedené v čl. 1.5 těchto podmínek, správce chybu opraví či údaje doplní.

5.6  Subjekt má právo na to, aby jeho osobní údaje byly beze zbytku zničeny, toto právo může uplatnit na e-mailové adrese správce uvedené v čl. 1.5 těchto podmínek, pokud je dán alespoň jeden z těchto důvodů:

a)    osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány,
b)    osobní údaje byly zpracovávány protiprávně,
c)     osobní údaje musí být vymazány za účelem splnění zákonných povinnost,
d)    subjekt odvolá souhlas, na základě kterého byly osobní údaje zpracovávány.

5.7  Subjekt má právo na to, aby správce omezil zpracování osobních údajů, pokud:

a)    subjekt popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby mohl správce přesnost osobních údajů ověřit,
b)    zpracování je protiprávní a subjekt odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití,
c)     subjekt vznesl námitku proti zpracování, dokud nebude ověřeno, zda oprávněné důvody správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu,
d)    správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. 

6.     Doba uchovávání osobních údajů

6.1  Správce je v souladu s platnými právními předpisy oprávněn zpracovávat osobní údaje subjektu uvedené v čl. 2.2 těchto podmínek po dobu 10 let ode dne jejich poskytnutí správci, v případě vystavení daňového dokladu s uvedením těchto osobních údajů pak po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. V případě uzavření kupní smlouvy je správce oprávněn osobní údaje subjektu uložit a zpracovávat po dobu trvání kupní smlouvy a dále po dobu dalších 10 let následujících po dni ukončení této smlouvy a splnění veškerých závazků, které z ní vyplývají. Při stanovení této lhůty vychází správce z maximální délky promlčecí doby pro případné uplatňování vzájemných práv správce či subjektů vyplývajících z uzavřené kupní smlouvy.

6.2  Po uplynutí doby uvedené v čl. 6.1 těchto podmínek správce osobní údaje subjektu beze zbytku zničí, ledaže je pro správce nezbytné osobní údaje subjektu nadále zpracovávat, například za účelem ochrany oprávněných zájmů správce či splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje.

7.     Předávání osobních údajů

7.1  Správce předává osobní údaje ke zpracování pouze třetím osobám uvedeným v čl. 4.4 těchto podmínek.

8.     Závěrečná ustanovení

8.1  Tyto Podmínky a informace o zpracování osobních údajů jsou účinné od 25. května 2018.

8.2  Přílohu č. 1 těchto podmínek tvoří Tabulka práv subjektů.

8.3  Tyto podmínky budou pravidelně aktualizovány.

8.4  Tyto podmínky jsou v dostupné v písemné podobě v sídle správce a dále v elektronické podobě na Intranetu společnosti.

Jak zpracováváme Vaše osobní údaje?

Společnosti CEE Logistics a.s., IČ: 241 35 291, se sídlem Doubravice 106, 533 53  Pardubice, kontaktní email: gdpr@ceelogistics.cz („CEE Logistics") záleží na ochraně Vašich osobních údajů, proto si prosím přečtěte, jak CEE Logistics zpracovává Vaše osobní údaje, jak s nimi nakládá a jak je chrání.

Vaše osobní údaje zpracováváme v případě, že jste obchodním partnerem, zákazníkem nebo návštěvníkem webových stránek CEE Logistics.

Jaké moje osobní údaje zpracováváte?

Zejména ty, které potřebujeme pro splnění smlouvy uzavřené na základě Vaší objednávky, tedy identifikační údaje jako je například Vaše jméno, příjmení, doručovací adresa, případně adresa trvalého pobytu, telefonní číslo a e-mailová adresa.

Jak dlouho budete moje osobní údaje uchovávat?

Podle příslušných právních předpisů jsme povinni uchovávat např. daňové doklady po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. I po dodání zboží na Vaši adresu je tedy třeba uchovávat Vaše osobní údaje z důvodu např. odstoupení od smlouvy, reklamace, uplatňování náhrady škody, a to po dobu 10 let od uzavření smlouvy. Proto např. nemůžeme vždy Vaše osobní údaje smazat bezprostředně po Vaší žádosti o výmaz osobních údajů.

Mohou být mé osobní údaje zneužity?

Přijali jsme veškerá možná opatření, aby ke zneužití nebo úniku Vašich osobních údajů nedošlo. K Vašim osobním údajům má přístup pouze omezený počet osob, jež jsou vázány povinností mlčenlivosti, Vaše osobní údaje jsou vhodným způsobem organizačně a technicky zabezpečeny, tedy  výpočetní technika je chráněna přístupovými hesly a antivirovým systémem, v písemné podobě jsou Vaše osobní údaje chráněny i fyzickým zabezpečením, tedy v uzamčených prostorách mimo dosah nepovolaných osob. K úniku nebo zneužití Vašich osobních údajů by tedy dojít nemělo.

Předáváte mé osobní údaje nějakým dalším osobám?

K zajištění chodu naší společnosti předáváme některé Vaše údaje externím osobám, jež nám pomáhají zabezpečit chod společnosti, a které jsou povinny chránit Vaše osobní údaje stejným způsobem jako my, tedy v souladu s platnými právními předpisy.

Mám nějaká práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Samozřejmě, náleží Vám veškerá práva, jež Vám přiznávají právní předpisy. Máte možnost nás požádat, abychom Vám sdělili, jaké Vaše osobní údaje zpracováváme a k těmto údajům Vám může být umožněn i přístup. Pokud máte podezření, že zpracováváme neúplné či nesprávné osobní údaje, můžete požadovat nápravu. V případě, že máte podezření, že při zpracování Vašich osobních údajů porušujeme zákon, či jiné platné právní předpisy, máte možnost podat stížnost u Úřadu na ochranu osobních údajů. V případě jakýchkoli dotazů nebo informací, nás kontaktujte na shora uvedené e-mailové adrese. Pod textem tohoto prohlášení naleznete rovněž přehledovou tabulku s Vašimi právy.

Kde se dozvím o zpracování osobních údajů a mých právech více informací?

Další informace o zpracování Vašich osobních jsou k dispozici na vyžádání na e-mailové adrese gdpr@ceelogistics.cz

Tabulka práv subjektů